社員が勝手に未承認のクラウドサービスを使っている
会社が把握していないクラウドサービス・アプリを社員が業務で使っているときの考え方です。
症状
- 社員が会社に断りなくDropboxなどの個人アカウントでファイルをやり取りしている
- 会社の情報が、把握していないクラウドサービスに保存されている
- 誰がどんなツールを使っているか、全体像が分からない
最初に確認すること
- なぜそのサービスを使っているのか(会社の正式なツールが不便だった等)を確認する
- そのサービスにどのような情報が保存されているか確認する
- 個人アカウントか、会社として契約しているアカウントかを確認する
原因候補
会社の正式なツールが使いにくい、または不足している
正規のツールで十分な機能がないと、社員が独自に便利なサービスを探して使い始めることがあります。
ルールが明文化されていない
「使ってはいけない」という明確なルールがないと、社員は悪気なく利用してしまいます。
切り分け
以下を確認すると、原因を絞り込みやすくなります。
Q. 会社として、使ってよいクラウドサービスのルールはありますか?
Q. そのサービスに、顧客情報など重要なデータが含まれていますか?
解決方法
まず行いたいこと
- 禁止するだけでなく、なぜそのサービスが使われているのか理由を確認する
- 重要な情報が含まれる場合は、優先して会社公式のサービスへ移行する
ルールを整備する
- 使ってよいサービス・禁止するサービスを簡単なルールとして明文化する
- 業務に必要な機能が既存のツールで足りているか、あわせて見直す