契約しているSaaS・クラウドサービスを棚卸ししたい
会社が何のITサービスに、いくら支払っているのか分からないときの整理方法です。
症状
- 会社が何のクラウドサービスを契約しているか分からない
- 使っていないサービスにも料金を払い続けている気がする
- 誰が何のサービスを契約したのか分からない
最初に確認すること
- クレジットカード・銀行口座の引き落とし履歴を確認する
- 経理の支払い記録(IT関連費用)を確認する
- 各部署に「他に使っているクラウドサービスはないか」を聞いてみる
原因候補
部署・個人ごとに契約が分散している
各担当者が個別に契約したサービスが積み重なり、全体像を誰も把握していない状態です。
無料プランや個人契約から始めたサービスがそのまま業務利用されている
会社としての契約に切り替えられないまま使われ続けているケースがあります。
切り分け
以下を確認すると、原因を絞り込みやすくなります。
Q. クレジットカードの明細に、心当たりのないサブスクリプション(定期課金)はありますか?
Q. 各部署が個別に契約しているサービスの心当たりはありますか?
解決方法
棚卸しの進め方
- 表計算ソフトなどで、サービス名・契約者・料金・用途を一覧化する
- クレジットカード・銀行口座の引き落とし履歴を確認し、心当たりのない支払いを洗い出す
- 各部署・社員に、他に使っているクラウドサービスがないか確認する
棚卸し後に行いたいこと
- 使っていないサービスは解約を検討する
- 重複している機能のサービスがあれば、どちらかに統一することを検討する