複数システムのパスワードがバラバラで管理しきれない
利用サービスが増えて、社員が付箋やExcelにパスワードをメモしている、使い回しが常態化しているときの整理方法です。
症状
- 会計・勤怠・販売管理・クラウドストレージなど利用サービスが増え、パスワードを付箋やExcelにメモしている
- 複数のサービスで同じパスワードを使い回している
- 誰がどのサービスのアカウントを持っているか、社内で把握しきれていない
最初に確認すること
- 今使っている全システムとアカウントを棚卸しする(誰が何を使っているか一覧化する)
- 同じパスワードを複数サービスで使い回していないか確認する
- ブラウザ保存だけでパスワードを管理していないか確認する
原因候補
一元管理の仕組みがない
サービスごとに個別アカウントを都度発行し、一元管理する仕組み(パスワード管理ツール・SSO)を導入していないことが根本原因です。
法人特有の要件に対応できていない
ブラウザ保存だけでは、複数人でのアカウント共有・部署別権限分割・退職者のアクセス停止といった法人特有の要件に対応できません。
切り分け
以下を確認すると、原因を絞り込みやすくなります。
Q. パスワードの使い回しに心当たりはありますか?
Q. 退職した社員のアカウント・パスワードをすぐに停止できる状態ですか?
Q. 会社として利用しているサービスの一覧はありますか?
解決方法
まず整理すること
- 現状使っている全システムとアカウントを棚卸しし、誰が何を使っているか一覧化する
- パスワードの使い回しが見つかった場合はすぐに個別パスワードへ変更する
仕組みとして解決したい場合
- 共有ボルト・監査ログ・退職者アクセス停止機能を持つ法人向けパスワード管理ツールの導入を検討する
- 導入判断や製品選定は情シス/委託先のIT担当者に相談し、独断で無料ツールに全社の認証情報を入れない