退職する社員のIT対応(アカウント・パソコン)
社員が退職するとき、アカウントやパソコンをどうすればよいかをまとめました。
症状
- 退職した人のパソコンをそのままにしていいのか分からない
- 退職した社員のアカウントをどうすればいいか分からない
- 退職後も会社のメールやファイルにアクセスできる状態になっている
最初に確認すること
- 退職する社員が使っていたアカウント一覧(メール、Microsoft 365 / Google Workspaceなど)を確認する
- パソコン・スマートフォンなど貸与していた機器を確認する
- 退職日までに引き継ぐべきデータがあるか確認する
原因候補
退職時のIT対応ルールが決まっていない
入社対応に比べて、退職時のIT対応は後回しになりやすい傾向があります。
アカウントを停止しないまま放置している
セキュリティ上のリスクとして残ってしまいます。
切り分け
以下を確認すると、原因を絞り込みやすくなります。
Q. 退職日はいつですか?
Q. 引き継ぐべきメール・ファイルはありますか?
Q. パソコン・スマートフォンは返却されていますか?
解決方法
退職前に行いたいこと
- 業務の引き継ぎに必要なメール・ファイルを整理する
- 貸与しているパソコン・スマートフォンの返却予定を確認する
退職日に行いたいこと
- メール・社内システムのアカウントを停止する(削除ではなく、まず停止が安心です)
- パソコンを回収し、初期化してから次の利用者へ渡す
- 共有していたファイル・パスワードへのアクセス権限を見直す
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