退職者のアカウントが残っている・退職者しかパスワードを知らない
退職した社員のアカウントが止まっていない、またはそのアカウントしかパスワードを知らないときの対処法です。
症状
- 退職した社員のメールアドレスが今もログインできる状態になっている
- あるサービスのパスワードを、退職した社員しか知らない
- 退職者のアカウントに、重要なファイルや契約情報が入ったままになっている
最初に確認すること
- 退職した社員が使っていたアカウントの一覧を思い出せる範囲で書き出す
- そのアカウントに現在もログインできる状態か確認する(可能であれば安全な方法で)
- そのアカウントでしか把握していない業務・情報がないか確認する
原因候補
退職時のアカウント停止が行われていなかった
退職対応の手順が整備されておらず、対応が漏れてしまうことがあります。
個人アカウントで会社のサービスを契約していた
退職者個人のメールアドレスで会社のサービスを契約していると、退職後に会社側で操作できなくなります。
切り分け
以下を確認すると、原因を絞り込みやすくなります。
Q. そのアカウントは、今も本人が使える状態だと思いますか?
Q. そのアカウントの契約者は会社名義ですか、個人名義ですか?
Q. そのアカウントでしか分からない業務・データはありますか?
解決方法
すぐに行いたいこと
- 該当アカウントのパスワードを変更する(可能な場合)
- パスワードが分からず変更できない場合は、サービス提供元のアカウント復旧手続きを行う
- 重要な情報が含まれる場合は、他のアカウントへの引き継ぎ・保存を進める
再発防止のために
- 退職時にアカウントを停止する手順を整備する(「新しい社員が入るときに準備するIT」の退職版)
- 会社のサービスは会社名義のアカウントで契約するルールにする