異動した社員が前の部署の情報にアクセスできてしまう
部署異動があったときに、以前の部署の資料・システムへのアクセス権限が残ってしまう問題への対処法です。
症状
- 異動した社員が、前の部署の共有フォルダをまだ見られる
- 異動後も、前の部署のシステムにログインできてしまう
- 逆に、異動後に必要なフォルダへアクセスできない
最初に確認すること
- 異動した社員が今アクセスできる範囲(フォルダ・システム)を確認する
- 異動のタイミングで、権限変更の手続きが行われていたか確認する
- 異動後に必要な権限が付与されているかも、あわせて確認する
原因候補
異動時の権限変更手続きが決まっていない
入退社と異なり、異動時の権限見直しはルール化されていないことが多い傾向があります。
権限がグループ単位ではなく個人単位で設定されている
個別に権限が付与されていると、異動のたびに手動での見直しが必要になり、漏れが生じやすくなります。
切り分け
以下を確認すると、原因を絞り込みやすくなります。
Q. 異動から、どれくらいの期間が経っていますか?
Q. 権限は部署・グループ単位で管理されていますか、個人ごとですか?
解決方法
まず行いたいこと
- 異動した社員がアクセスできる範囲を棚卸しする
- 前の部署の権限を外し、新しい部署で必要な権限を付与する
再発防止のために
- 異動時に必ず権限を見直すチェックリストを作る
- 可能であれば、個人ごとではなく部署・グループ単位で権限を管理する仕組みに見直す