社員のPC・アカウント一覧が無い、誰が何にアクセスできるか分からない
会社にあるパソコンやアカウントの一覧が整理されておらず、全体像がつかめないときの整理方法です。
症状
- 会社にパソコンが何台あるか正確に分からない
- 誰がどのシステム・フォルダにアクセスできるか分からない
- 退職・異動のたびに、権限の整理に時間がかかる
最初に確認すること
- パソコンの購入記録・請求書から、台数の見当をつける
- 主要なシステム・共有フォルダの利用者一覧を確認できるか試す
- 既に一覧表を作ったことがあるか、社内で確認する
原因候補
台帳(一覧表)を作る習慣がなかった
会社の成長とともにパソコン・アカウントが増え、途中から把握できなくなるケースが多くあります。
切り分け
以下を確認すると、原因を絞り込みやすくなります。
Q. 会社のパソコンは何人くらいが使っていますか?
Q. 主要なシステム(会計、メール、共有フォルダなど)は把握できていますか?
解決方法
まず作りたい一覧
- パソコン一覧(利用者、購入時期、用途)
- アカウント一覧(サービス名、利用者、権限の強さ)
- 退職・異動時にチェックする対象として、この一覧を運用に組み込む
整理が難しい場合
- 自己流で一気に整理しようとせず、優先度の高いシステムから着手する
- 専門家に依頼して、初回の棚卸しだけ手伝ってもらう方法もあります