IT担当者が辞めてしまい、誰も分からない
社内でIT・パソコン関連を担当していた人が退職し、何がどうなっているか分からなくなったときの整理方法です。
症状
- パソコンやシステムのことが分かる人が社内にいなくなった
- パスワードや設定を誰が知っているか分からない
- 何かトラブルが起きても、誰に確認すればいいか分からない
最初に確認すること
- その担当者が管理していたと思われるサービス(メール、Microsoft 365 / Google Workspace、会計ソフトなど)を思い出せる範囲で書き出す
- パソコンやルーターに貼られたメモ、共有フォルダに残された資料がないか確認する
- 契約書・請求書(IT関連の支払い)から、契約しているサービスの手がかりを探す
原因候補
引き継ぎ資料が残っていない
IT担当が一人しかいない中小企業では、その人の頭の中だけに情報がある状態(属人化)になりがちです。
管理者アカウントの情報が個人のメールに紐づいている
管理者アカウントの復旧用連絡先が退職者本人のメールアドレスになっている場合、復旧がより難しくなります。
切り分け
以下を確認すると、原因を絞り込みやすくなります。
Q. 経理の支払い記録から、月額で払っているIT関連サービスは分かりますか?
Q. 会社のドメイン(会社名.co.jpなど)のメールは今も使えていますか?
Q. パソコンの新規セットアップや、パスワードの再設定はできそうですか?
解決方法
まず行いたいこと
- 経理の支払い履歴・請求書から、契約しているITサービスを洗い出す
- 現在困っていること(今すぐ止まっている業務)から優先順位をつける
- 分かる範囲の情報(URL、社員が知っているID等)を1つの表にまとめる
自分たちだけで進めるのが難しい場合
- 無理に推測でパスワードを変更したり、設定を触ったりしない(ロックアウトのリスクがあります)
- IT管理の棚卸し・引き継ぎを専門家と一緒に行うことを検討する