送ったファイルを相手が開けない・見られないと言われた
こちらでは問題なく開けるファイルが、相手側で開けない・見られないと言われたときの対処法です。
症状
- お客さんからファイルが見られないと言われた
- お客さんから届いたファイルをこちらで開けない
- 特定の形式のファイルだけ相手が開けない
最初に確認すること
- 送ったファイルの形式(拡張子)を確認する
- パスワード付きの場合、パスワードを別途伝えているか確認する
- 相手が使っているソフト・アプリが分かれば確認する
原因候補
相手が対応するソフトを持っていない
こちらでは開けても、相手のパソコンに対応するアプリが入っていない場合があります。
ファイル形式の互換性の問題
古い形式・特殊な形式のファイルは、相手側の環境で開けないことがあります。
共有リンクの権限設定
オンラインストレージのリンクを共有した場合、閲覧権限が正しく設定されていないことがあります。
切り分け
以下を確認すると、原因を絞り込みやすくなります。
Q. ファイルはメール添付ですか、それとも共有リンクですか?
Q. 相手はどのようなエラー・状況になっていますか?
Q. パスワードを設定している場合、別の方法で伝えていますか?
解決方法
まず試したいこと
- PDFなど、多くの環境で開ける形式に変換して送り直す
- 共有リンクの場合、閲覧権限(誰でも閲覧可、など)を確認する
- パスワードを設定している場合、別の連絡手段で伝える
改善しない場合
- 相手にエラーメッセージのスクリーンショットを送ってもらう
- 別の送付方法(郵送、別のクラウドサービスなど)を検討する