取引先に見積書・ファイルを安全に送りたい
見積書や請求書、大きなファイルを取引先に送りたいときの方法と注意点です。
症状
- メールに添付しようとしたら容量エラーになった
- 見積書・請求書を送ったが、相手から「届いていない」と言われた
- パスワード付きで安全に送りたいが、方法が分からない
最初に確認すること
- ファイルの容量を確認する(数MBを超えると添付できないことが多い)
- 宛先アドレスに誤りがないか確認する
- 会社としてファイル共有の決まりがあるか確認する
原因候補
添付できる容量を超えている
多くのメールサービスは添付ファイルの容量に上限があります。
セキュリティ設定で添付が制限されている
会社や相手先のメールサーバーが、特定の形式の添付ファイルをブロックしている場合があります。
迷惑メールとして扱われている
添付ファイル付きメールが、相手側で迷惑メール判定されている可能性があります。
切り分け
以下を確認すると、原因を絞り込みやすくなります。
Q. ファイルのサイズはどれくらいですか?
Q. 相手からは「届いていない」という連絡ですか、それとも「開けない」という連絡ですか?
Q. パスワード付きZIPなど、特定の形式で送っていますか?
解決方法
まず試したいこと
- ファイルが数MBを超える場合は、オンラインストレージ(OneDrive、Google ドライブなど)のリンクを送る方法に切り替える
- 見積書・請求書はPDF形式にしてから送ると、相手側で開きやすくなる
- 送信後、相手に「届いているか」を別の方法(電話など)で確認する
安全に送りたい場合
- パスワード付きファイルとして送り、パスワードは別のメールや電話で伝える
- 取引先ごとに毎回同じ方法で送ると、迷惑メール判定されにくくなります