メールを間違った相手に送ってしまった(誤送信)
宛先を間違えたり、関係ない人にファイルを送ってしまったときの事後対応です。
症状
- 送信後に、宛先を間違えたことに気づいた
- 本来Bccにすべき宛先を、Toやccに入れて送ってしまった
- 間違ったファイルを添付して送ってしまった
最初に確認すること
- 送った内容に、個人情報や機密情報が含まれているか確認する
- 取り消し(送信の取り消し)機能が使えるサービスか確認する
- 誤って送った相手が誰か(社内か社外か)を確認する
原因候補
宛先の入力補完機能による誤選択
メールソフトの自動補完で、似た名前の別の相手を選んでしまうことがあります。
Bcc/ccの選択ミス
一斉送信の際に、本来隠すべき宛先を誤って見える形式で送ってしまうケースです。
切り分け
以下を確認すると、原因を絞り込みやすくなります。
Q. 送信の取り消し機能を使えるサービス(Outlook、Gmailなど)を使っていますか?
Q. 送った内容に個人情報・機密情報は含まれていますか?
解決方法
今すぐ行うこと
- 使っているメールサービスに取り消し機能があれば、すぐに実行する
- 誤送信した相手に、速やかに事情を説明し、削除を依頼する
- 重要な情報が含まれる場合は、上司・情報管理の担当者にすぐ報告する
再発防止のために
- 送信前に宛先・添付ファイルを再確認する習慣をつける
- 一斉送信時はBccを使う、または送信前に一呼吸置く運用にする