紙の申請書・稟議をデジタル化したい
稟議書や経費申請、休暇届が紙・押印ベースのままで、承認に時間がかかっているときの進め方です。
症状
- 稟議書・経費申請・休暇届などが紙・押印ベースのままで、承認者が出社しないと進まない
- 書類の紛失や、過去の申請書を探すのに時間がかかる
- デジタル化したいが何から始めればいいか分からない
最初に確認すること
- 紙で運用している申請フローの種類と件数を洗い出す
- 承認ルート(誰が承認するか)が明確になっているか確認する
- 会計ソフトなど既存システムとの連携が必要かどうか確認する
原因候補
ワークフローシステムを導入していない
紙のフォーマットをそのまま運用しており、デジタル化する仕組みがありません。
デジタル化への心理的抵抗
現場・経営層のデジタル化への抵抗感が導入が進まない一因になっていることもあります。
切り分け
以下を確認すると、原因を絞り込みやすくなります。
Q. 紙で運用している申請の種類と、月あたりの件数はどれくらいですか?
Q. 承認ルートは決まっていますか、それとも都度判断していますか?
Q. 会計ソフトなど既存システムとの連携は必要ですか?
解決方法
進め方
- 紙の申請書のフォーマット・承認ルートをそのまま流用できるワークフローシステムを検討する(見た目が変わらないほど現場の抵抗が少なくなります)
- 全社一斉ではなく、経費精算や休暇申請など影響範囲の小さい業務から試験導入(スモールスタート)する
- システム選定・既存システムとの連携(会計ソフト等)は情シスやベンダーに相談しながら進める