定型作業の自動化(RPA/Power Automate)を何から始めればいいか分からない
毎月のデータ転記など単純だが時間のかかる作業を自動化したいが、何から手を付ければいいか分からないときの進め方です。
症状
- 毎月のデータ転記や複数システム間のコピー&ペーストなど、単純だが時間のかかる作業に人手を取られている
- 「自動化した方がいい」と聞くが何から手を付ければいいか分からない
- ツールを導入しても定着しないのではと不安がある
最初に確認すること
- 頻度が高く、毎回手順が同じ(判断が入らない)作業が社内にないか洗い出す
- Microsoft 365を利用しているかどうか確認する
- 対象業務の手順が標準化されているか(誰がやっても同じ手順か)確認する
原因候補
自動化すべき業務の見極め方・導入ステップの知見がない
自動化に適した業務の選び方や進め方のノウハウが社内になく、ツール選定だけを先行させて失敗するケースも多いです。
切り分け
以下を確認すると、原因を絞り込みやすくなります。
Q. 自動化したい作業は、毎回同じ手順で判断が入らないものですか?
Q. Microsoft 365を利用していますか?
Q. 対象業務の手順は標準化(マニュアル化)されていますか?
解決方法
進め方
- まず「業務の棚卸し」を行い、頻度が高く手順が毎回同じ作業を洗い出す
- 洗い出した中から影響範囲が小さく効果が見えやすい1業務を選び、試験的に自動化する
- Microsoft 365を利用している会社であれば、親和性の高いPower Automateから小さく試すのが現実的(月額数千円台のプランもあります)
- 対象業務の手順を標準化してから着手すると、ツール導入・引き継ぎの両方がスムーズになる
自社で判断が難しい場合
- 情シス代行/RPA導入支援会社に相談し、いきなり全社展開しない