複合機でスキャンしたデータがメールや共有フォルダに届かない
複合機で「送信完了」と表示されるのに、メールが届かない・共有フォルダに保存されないときの確認方法です。
症状
- 複合機の画面では「送信完了」と表示されるのに、メールが届かない
- 共有フォルダにスキャンデータが保存されない
- 以前は届いていたのに、ある時期から急に届かなくなった
最初に確認すること
- 複合機の送信ログでエラーコードが出ていないか確認する
- スキャン送信先が本当に正しいメールアドレス・フォルダパスか確認する
- 保存先PCがスリープ・シャットアウトしていないか確認する
原因候補
メール送信(Scan to Email)側の認証方式変更
Gmail・Microsoft 365などのメール送信では基本認証が廃止されており、複合機に古い認証設定や個人アカウントのID/パスワードを設定していると送信エラーになります。
共有フォルダ送信(Scan to Folder)側の設定変更
Windows Updateにより共有フォルダの認証設定が変更された、保存先フォルダのアクセス権限が不足している、保存先PCがスリープ/シャットダウンしていた、などが考えられます。
切り分け
以下を確認すると、原因を絞り込みやすくなります。
Q. 届かないのはメール送信ですか、共有フォルダへの保存ですか?
Q. 複合機の送信ログにエラーコードは表示されていますか?
Q. 特定の宛先・特定のPCだけ届かないのか、すべて届かないのかどちらですか?
解決方法
まず確認したいこと
- 複合機の送信ログでエラーコードの有無を確認する
- 共有フォルダ送信の場合、保存先PCの共有設定・アクセス権限とスリープ設定を確認する
解決しない場合
- メール送信の認証エラーが疑われる場合、複合機の認証方式を最新の仕様に更新できるか複合機メーカー・保守業者に確認する(個人アカウントでの認証設定は避ける)
- 複合機本体の設定変更は保守契約業者による代行対応が基本のため、自己解決できなければ速やかにエスカレーションする