複合機のスキャンが届かない｜メール・共有フォルダ別の確認方法
送信ログのエラーコードを控え、「メール送信」か「共有フォルダ保存」かを分けて確認します。送信先をむやみに作り直す前に、宛先・認証・保存先PCの状態を切り分けてください。
症状
- 複合機の画面では「送信完了」と表示されるのにメールが届かない
- 共有フォルダにスキャンデータが保存されない
- 特定の宛先だけ届かない、またはすべての宛先へ届かない
- メールやWindowsのパスワード変更後から届かなくなった
最初に確認すること
- 複合機の送信履歴を開き、結果・時刻・エラーコードを写真に残す
- 送信方法がメールか共有フォルダか、届かない範囲が一部か全宛先かを確認する
- 宛先メールアドレスや共有フォルダのパスが正しいか確認する
- 共有フォルダの場合、保存先PCが起動し社内ネットワークにつながっているか確認する
原因候補
宛先・迷惑メール・容量の問題
アドレスの誤り、受信側の迷惑メール判定、添付容量制限により届かない場合があります。
Scan to Emailの認証・通信設定
送信用アカウントのパスワード、SMTP認証、TLS、ポートなどがメールサービスの現在の仕様と合っていない可能性があります。
共有フォルダの資格情報や権限
保存に使うWindowsアカウントのパスワード変更、アクセス権の不足、アカウント無効化が原因になります。
保存先PC・ネットワークの変更
PCのスリープ、IPアドレスやPC名・フォルダ名の変更、社内ネットワーク未接続で保存先へ到達できない場合があります。
切り分け
以下を確認すると、原因を絞り込みやすくなります。
Q. 届かないのはメール送信ですか、共有フォルダへの保存ですか?
Q. 送信履歴の結果とエラーコードは何ですか?
Q. 特定の宛先だけですか、すべての宛先で発生しますか?
Q. 直前にメールやWindowsのパスワード、PC、フォルダ名を変更しましたか?
解決方法
メールに届かない場合
- 宛先の入力、迷惑メールフォルダ、受信容量、添付ファイルの上限を確認する
- 別の社内宛先へ小さい原稿を1枚送り、宛先固有か全体の問題か切り分ける
- 認証エラーなら、送信用アカウントの状態と複合機が対応する認証方式を管理者・保守業者へ確認する
- 個人アカウントのパスワードを安易に複合機へ再登録しない
共有フォルダに保存されない場合
- 保存先PCを起動し、社内ネットワークへ接続する
- 別のPCから同じ共有フォルダを開けるか確認する
- 複合機に登録されたPC名・IPアドレス・共有名と現在の保存先を照合する
- 資格情報やアクセス権の変更は管理者または保守業者へ依頼する
解決しない場合に伝える情報
- 複合機のメーカー・型番、発生時刻、送信方法、エラーコードを控える
- 届かない範囲と直前の変更内容をまとめて、保守業者またはIT担当へ連絡する