SharePoint/OneDriveのファイルに正しくアクセスできない
共有しているはずのファイルが見られない、逆に見えてはいけない人に見えているときの確認方法です。
症状
- 共有されたはずのファイル・フォルダが開けない、「アクセスが拒否されました」と表示される
- 同僚には見えているファイルが、自分には見えない
- 退職者・異動者だった人がまだファイルにアクセスできる
最初に確認すること
- 共有リンクの権限設定(誰が閲覧・編集できるか)を確認する
- ログインしているアカウントが正しいか確認する(複数アカウントを使っている場合、間違えやすいです)
- ファイルの所有者が誰かを確認する
原因候補
共有設定が個人単位になっている
特定の人だけに共有し、部署やチーム単位で共有されていないと、担当者が変わるたびにアクセスできない人が出ます。
アカウントが削除・変更された影響
退職などでアカウントが削除された後、同じメールアドレスで新しいアカウントが作られると、古い共有設定とズレが生じることがあります。
ログインアカウントの間違い
個人用のMicrosoftアカウントと会社のアカウントを間違えてログインしているケースがあります。
切り分け
以下を確認すると、原因を絞り込みやすくなります。
Q. エラーメッセージには何と表示されていますか?
Q. ログインしているアカウントは会社のものですか?
Q. そのファイルの所有者・共有設定を確認できる人は誰ですか?
解決方法
まず試したいこと
- 会社のアカウントで正しくログインしているか確認する
- ファイルの所有者に、共有設定(誰がアクセスできるか)を確認してもらう
- 一度サインアウトし、再度ログインし直す
権限を見直したい場合
- 個人単位ではなく、部署・チーム単位での共有に切り替えることを検討する
- 退職者・異動者のアクセス権限を棚卸しする